Аудан әкімдігінің үлкен мәжіліс залында Елбасы Н.Назарбаевтың «Ұлы даланың жеті қыры» атты мақаласындағы «Архив-2025» жобасы аясында Атырау облысы мемлекеттік архивінің «Мекеме, ұйымдарда архив ісі мен құжаттаманы басқару Қағидалары және «Архивтік анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу мүмкіндігі туралы» ғылыми-практикалық семинар ұйымдастырылды.
Семинар жұмысын аудандық мемлекеттік архивтің басшысы Берік Қаменов кіріспе сөзбен ашты.
«Архив ісі мен іс жүргізу. Қолданыстағы нормативтер және оларды іс жүзінде пайдалануы туралы» Атырау облысы мемлекеттік архивінің ведомствалық архивтерді қалыптастыру және бақылау бөлімінің басшысы Райхан Нұржанованың хабарламасы тыңдалды. – Мекеме, ұйымдардан ұлттық архив қорын толықтыру мақсатындағы жұмыстар үлкен жауапкершілікті қажет етеді. Құжаттарды сапалы түрде қабылдау, архив істерінің қағидаттарына сай жүргізу талап етіледі. Алдымен әр мекеме басшысы жауапты маманды бұйрықпен бекітіп, жұмысты ұйымдастыруға мүдделі болуы тиіс. Арнайы талаптары сақталған орынжай бөлініп, жинақталған архив мекемеде кемі 5 жыл сақталып барып, жергілікті архивке тапсырылады. Істер номенклатурасы жасақаталынып рәсімделеді, тізімдемесі түзіліп, ұйым архивіне жинақтау тәртібі, құжаттардың толықтығы, сақтау мерзімі сараланып, сараптама жүргізу нәтижесінде іріктеледі. Жергілікті архивтегі құжаттар жоғары органдарымен бекітілген дереккөздер тізбесіне енгізіледі, - деген ол бұл бағыттағы тиісті заңдылықтарды жиналғандар назарына берді.
Бөлімнің архивисі Гүлфайруз Абдешова істер номенклатурасын жасақтаудағы мәселелерге тоқталды. – Кез-келген ұжымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар келіп түседі. Мұның бәрі тіркелініп отырылады. Бұл құжаттардың адресатқа жеткендігін айғақтау үшін қажет. Құжаттардың тіркеуге алынуын қамтмасыз ететін жұмыс тәртібі классификациялау және индекстеу процесін қамтиды. Яғни, олардың ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай топталынып жинақталуы іздеп табуды жеңілдетеді. Құжаттардың маңыздылығын, құндылығын, мерзімділігін сұрыпталған жеке нормативтік құжаттар түзіледі. Осының негізінде істер номенклатурасы қалыптасады, - деген хабарламашы оның сақталу мерзімі көрсетіліп, белгіленген тәртіпте рәсімделуін, жүйеленген тізбе жасақталуын, есепке алынуын слайдттар арқылы түсіндіріп берді.
«Архивтік анықтамалар беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтерді алу бағытындағы атқарылған жұмыстар жайында аудандық мемлекеттік архивтің архивисі Сандуғаш Нәрешова айтып өтті. – Өткен жылы аудандық архивке 927 әлеуметтік-құқықтық сұраныс түсті. Оның ішінде «Е.gov» бойынша 422, «Азаматтарға арналған үкімет» арқылы 295, тікелей архивтің қызметіне 210 азамат жүгінді. Сұраныстың 81 пайызы қанағаттандырылып, 19-ына түсініктер берілді. Келіп түскен өтініштердің тіркелуі және олардың орындалуы қатаң бақылауға алынады. Мемлекеттік корпорация мен портал күнтізбелік 11 күн ішінде жауабын беріп, қанғаттандырады. Кейбір сұраныстар орналасуына қарай мемлекеттік және республикалық, жерігілікті аумақтық архивтерге жолданып отырылады.
«Қор құжаттарын цифрлық форматқа көшірудің алғышарттары туралы» Атырау облысы мемлекеттік архивінің жаңа технология бөлімінің басшысы Нұрсұлу Мұханбедьярованың хабарламасында бұл бағытта жасалынған жұмыстара кең көлемде көрініс берді. – Мемлекеттік архивтің бірыңғай деректер базасы мен автоматтандырылған жүйесі жұмысымызды оңтайландыруға көп септігін тигізді. 2012-18 жылдар аралығында 10 қордан, 117 тізімдемеден, 12179 сақтау бірлігінен 1255134 бет құжат сапалы сандық форматқа көшірілді. Барлығы автоматтандырылған дереккөз жиынтығына енгізіліп, жедел және жеңіл қолжетімді болды. Елбасының «Ұлы даланың жеті қыры» мақаласы негізінде қолға алынған «Архив-2025» жобасы да оң серпіліс әкелді. Облыс әкімдігі тарапынан да кең қолдау тауып келеді, алдағы уақытта заманауи жабдықталған жеті қабаттық архив үйі салынбақшы, - деген бөлім басшысы облыстық мемлекеттік архивінің қорынан дайындалған «Өлке тарихы – Атырау архиві құжаттарында» атты құжаттық көшпелі көрме экспонаттарымен таныстырды.
Құжаттарды жинақтау, түптеу, тігудің шеберлік сағаттарында жиынға қатысқан мекеме, ұйымдардағы архивке жауапты мамандар қажетті тәсілдерді үйренді. Пікір алмасылып, тәжірибемен бөлісілген соң семинар жұмысын аудандық мемлекеттік архивтің басшысы Берік Қаменов қорытындылады. Қатысушыларға арнайы сертификаттар табысталды.
А.НӘЖІМОВ
